Zalo là kênh nhắn tin bán hàng quen thuộc của rất nhiều người Việt. Thế nhưng không nhiều người bán dùng hết các tính năng của Zalo để tăng đơn. Tin nhắn tự động là một tính năng như vậy. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách cài đặt tin nhắn tự động trên Zalo, dễ làm theo kể cả khi bạn không rành công nghệ.
Trước khi bắt đầu, bạn nên biết tin nhắn tự động không chỉ giúp bớt việc nhắn tay. Nó còn hỗ trợ đắc lực cho việc chăm sóc khách hàng nhanh và đều, nhất là với người bán phải trả lời nhiều khách mỗi ngày.
Vì sao nên dùng tin nhắn tự động trên Zalo?
Tin nhắn tự động trên Zalo mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Tiết kiệm thời gian và công sức: Bạn soạn sẵn mẫu tin. Khi có người nhắn đến, tin trả lời được gửi đi mà bạn không phải gõ lại từng câu.
Chăm sóc khách ngoài giờ: Dù bạn đang bận hay đã hết giờ làm, khách vẫn nhận được phản hồi ngay.
Tăng tính chuyên nghiệp: Phản hồi nhanh, rõ ràng giúp khách thấy bạn chu đáo.
Hỗ trợ chiến dịch marketing: Tin nhắn tự động có thể dùng để báo khuyến mãi, sản phẩm mới hoặc sự kiện, giúp tăng tương tác và doanh số.
Hướng dẫn cài đặt tin nhắn tự động trên Zalo
Cách cài đặt tùy vào loại tài khoản bạn dùng: Zalo cá nhân, Zalo Business hay Zalo Official Account (OA). Mỗi loại có công cụ riêng. Dưới đây là hướng dẫn cho từng trường hợp.
Zalo cá nhân: dùng tin nhắn nhanh
Zalo cá nhân hiện không có mục trả lời tự động. Một số hướng dẫn trên mạng ghi đường dẫn "Cài đặt > Trả lời tự động", nhưng mục trả lời tự động nằm trong Zalo Business. Với Zalo cá nhân, bạn dùng tin nhắn nhanh. Bạn lưu sẵn những câu hay dùng, khi chat chỉ cần gõ phím tắt là chèn được cả đoạn.
Mở Zalo trên điện thoại, chọn Cá nhân, rồi nhấn biểu tượng bánh răng để vào Cài đặt.
Chọn Tin nhắn, rồi chọn Quản lý tin nhắn nhanh.
Nhấn dấu +, nhập phím tắt và nội dung tin nhắn. Bạn có thể thêm ảnh nếu cần. Nhấn Lưu.
Khi chat, gõ dấu "/" ở đầu ô nhập tin. Danh sách phím tắt hiện ra, bạn chọn câu cần gửi.
Tin nhắn nhanh giúp trả lời nhanh hơn khi bạn đang bận. Tuy vậy, bạn vẫn phải tự bấm gửi. Tin không tự trả lời khi bạn vắng mặt.
Zalo Business: cài đặt trả lời tự động
Zalo Business (zBusiness) là bộ công cụ kinh doanh gắn với tài khoản Zalo cá nhân. Tính năng trả lời tự động nằm ở đây. Số mẫu trả lời bạn tạo được tùy theo gói Zalo Business đang dùng.
Bước 1: Kích hoạt Zalo Business
Mở Zalo, vào Cá nhân, chọn Công cụ kinh doanh và làm theo hướng dẫn để đăng ký Zalo Business.
Bước 2: Thiết lập trả lời tự động
Vào Cá nhân > Công cụ kinh doanh > Trả lời tự động.
Nhấn dấu + để tạo mẫu mới. Nhập nội dung, ví dụ: "Cảm ơn bạn đã nhắn tin! Shop sẽ trả lời bạn sớm nhất."
Chọn đối tượng nhận, ví dụ mọi người hoặc chỉ người lạ.
Đặt khung giờ trả lời, ví dụ từ 18h đến 8h sáng hôm sau.
Bước 3: Kích hoạt và kiểm tra
Lưu mẫu, rồi bật công tắc trạng thái. Sau đó dùng một tài khoản khác nhắn thử để xem tin trả lời có đến đúng không.
Zalo cá nhân: trả lời tự động bằng Zame
Nếu bạn bán hàng bằng nick Zalo cá nhân và chưa dùng Zalo Business, Zame là lựa chọn đáng cân nhắc. Zame là nền tảng tự động hóa Zalo chạy trên ứng dụng Zame Desktop, làm việc với tài khoản Zalo cá nhân. Tính năng Tự động trả lời của Zame gồm:
AI chatbot trả lời tin nhắn và bình luận cả ngày lẫn đêm.
Kịch bản trả lời theo từ khóa khách hỏi.
Cài giờ nghỉ và giới hạn số lượt trả lời mỗi ngày.
Cài trả lời tự động cho Zalo cá nhân cùng Zame
Hẹn giờ gửi tin trên điện thoại: dùng Nhắc hẹn
Một khía cạnh khác của tin nhắn tự động là hẹn giờ gửi. Một số bài viết hướng dẫn nhấn giữ nút Gửi để hẹn giờ. Hiện Zalo cá nhân chưa có tính năng tự gửi tin theo giờ hẹn. Thay vào đó, Zalo có Nhắc hẹn. Đến giờ đã đặt, Zalo nhắc để bạn tự gửi tin.
Các bước thực hiện:
Mở ứng dụng Zalo trên điện thoại (Android hoặc iPhone).
Vào cuộc trò chuyện bạn cần nhắc.
Nhấn biểu tượng ba chấm cạnh ô nhập tin, rồi chọn Nhắc hẹn (biểu tượng đồng hồ).
Nhập tiêu đề, chọn ngày giờ và chế độ lặp lại nếu cần.
Nhấn Xong.
Nhắc hẹn rất tiện để không quên chúc mừng sinh nhật khách, nhắc lịch hay gửi thông báo quan trọng đúng lúc.
Nếu muốn tin tự gửi đúng giờ mà không phải canh điện thoại, bạn cần một công cụ lên lịch. Tính năng Lên lịch của Zame cho phép hẹn giờ gửi tin và chiến dịch trên Zalo cá nhân.
Thiết lập Chatbot cho Zalo Official Account
Cài tin nhắn tự động trên Zalo OA phức tạp hơn một chút nhưng rất hiệu quả cho chăm sóc khách hàng. Lưu ý, OA cần dùng gói dịch vụ có tính năng Chatbot. Các bước như sau:
Đăng nhập trang quản lý Zalo OA của doanh nghiệp và mở mục Chatbot.
Chọn Thiết lập, rồi bật tính năng Chatbot.
Vào Danh sách kịch bản, chọn Thêm mới. Bạn dùng kịch bản có sẵn hoặc tạo kịch bản mới.
Soạn các chuỗi tin nhắn trả lời. Thêm nút bấm để khách chọn bước tiếp theo, ví dụ xem sản phẩm hoặc gọi điện.
Nhấn Xuất bản để lưu kịch bản.
Vào Quy tắc tự động, chọn Thêm mới. Chọn sự kiện kích hoạt, ví dụ khi khách gửi tin đến OA, rồi gắn kịch bản cần chạy. Nhấn Cập nhật để lưu.
Cách cài đặt tin nhắn tự xóa trên Zalo
Đặt thời gian tự xóa cho cuộc trò chuyện
Tin nhắn tự xóa là tính năng bảo mật được nhiều người quan tâm. Cách thực hiện:
Mở cuộc trò chuyện bạn muốn cài tự xóa.
Trên điện thoại, nhấn Tùy chọn ở góc trên bên phải. Trên máy tính, mở Thông tin hội thoại.
Chọn Tin nhắn tự xóa.
Chọn thời gian tự xóa trong các mốc Zalo đưa ra.
Xác nhận lựa chọn của bạn.
Tính năng này hữu ích cho những cuộc trò chuyện có thông tin nhạy cảm. Tin tự biến mất sau thời gian đã chọn, nên bạn bớt lo người khác đọc được nếu họ vô tình dùng máy của bạn. Bạn có thể tắt tính năng này bất cứ lúc nào.
Gửi tin nhắn Zalo hàng loạt cho khách tiềm năng và khách cũ
Gửi tin hàng loạt là cách làm rất hiệu quả, vì Zalo là ứng dụng nhắn tin quen thuộc của người Việt. Cách này giúp bạn tiếp cận lại khách nhanh. Nó cũng là một hình thức tiếp thị lại không tốn tiền quảng cáo.
Gửi tin Broadcast trên Zalo OA
Broadcast cho phép OA gửi bài viết hoặc video đến nhiều người quan tâm OA cùng lúc. Đây là công cụ hữu ích để báo khuyến mãi, sự kiện hay thông tin quan trọng. OA cần đăng ký gói dịch vụ phù hợp để dùng tính năng này.
Các bước thực hiện:
Truy cập trang quản lý Zalo OA.
Chọn mục Nội dung > Tạo broadcast.
Chọn bài viết hoặc video muốn gửi.
Chọn đối tượng nhận tin: theo nhãn đã gắn, hoặc theo vị trí, độ tuổi, giới tính.
Chọn gửi ngay hoặc đặt lịch gửi.
Xem trước nội dung, rồi nhấn Gửi broadcast.
Để tận dụng tốt Broadcast, bạn nên tạo chiến dịch riêng cho từng nhóm khách.
Gửi tin hàng loạt từ Zalo cá nhân bằng Zame
Broadcast chỉ gửi đến người quan tâm OA. Nếu khách đang là bạn bè trên nick Zalo cá nhân của bạn, bạn có thể dùng tính năng Chiến dịch của Zame:
Lên kịch bản gửi tin hàng loạt cho từng tệp khách.
Hẹn giờ gửi chiến dịch bằng tính năng Lên lịch.
Theo dõi tiến độ đến từng người nhận.
Chạy chiến dịch Cloud trên máy chủ của Zame, nên tắt máy tin vẫn gửi theo lịch.
Chăm khách cũ mà không tốn tiền quảng cáo
Gửi tin Zalo cho khách cũ được xem là tiếp thị lại không tốn chi phí quảng cáo, vì bạn không phải trả tiền để tiếp cận lại họ. Bán thêm cho khách cũ cũng dễ hơn nhiều so với tìm khách mới. Thay vì chỉ lo tìm khách mới, nhân viên kinh doanh nên tập trung tích lũy danh sách Zalo khách hàng đủ lớn. Khi đã có danh sách đó, bạn có thể tăng đơn mà không cần chi thêm tiền quảng cáo.
Một số lưu ý khi dùng tin nhắn tự động trên Zalo
Không lạm dụng: Tránh gửi quá nhiều tin tự động, gây phiền cho người nhận.
Cá nhân hóa: Viết tin gần gũi, hợp với từng nhóm khách.
Cập nhật thường xuyên: Kiểm tra và sửa các mẫu tin để chúng luôn đúng với thực tế.
Kết hợp chăm sóc thủ công: Tin tự động chỉ là công cụ hỗ trợ. Bạn vẫn nên tự trả lời khách khi có thể.
Thiết lập trên điện thoại: Nhiều thiết lập của Zalo chỉ có trên ứng dụng điện thoại. Nếu không thấy mục cần tìm trên máy tính, hãy mở Zalo trên điện thoại.
Làm đúng các nguyên tắc này, bạn sẽ giảm nguy cơ bị khách báo cáo làm phiền. Khách cũng thấy thoải mái khi nhận tin tự động từ bạn.
Kết luận
Cài đặt tin nhắn tự động trên Zalo không khó nếu bạn chọn đúng công cụ cho loại tài khoản đang dùng. Zalo cá nhân có tin nhắn nhanh và Nhắc hẹn. Zalo Business có trả lời tự động. Zalo OA có Chatbot và Broadcast. Nếu bạn bán hàng bằng nick cá nhân và cần tự trả lời, tự gửi tin theo lịch, Zame giúp bạn làm cả hai việc trên một ứng dụng.