Cửa hàng gia dụng của chị My có một nhóm sỉ hơn trăm chủ tiệm nhỏ. Sáng nào cũng có người hỏi còn nồi không, có người gửi ảnh hàng lỗi, có người mới vào chưa đọc nội quy nên đăng link cửa hàng khác. Chị đứng quầy vẫn phải mở điện thoại, lướt từ đầu nhóm, sợ sót đơn. Quản lý nhóm không phải việc bấm vài nút cho xong. Là việc giữ cho nhóm còn là chỗ bán hàng, không thành chỗ ồn.
Bài này đi từ thao tác trên điện thoại và máy tính, tới lỗi khi làm tay, rồi tới cách đội bán hàng theo dõi nhiều nhóm mà không nhảy máy.
Nhóm dùng để làm gì thì mới quản được
Nhóm công việc thì tin ngắn, việc rõ, ít chuyện ngoài lề. Nhóm khách sỉ thì có giờ đăng mẫu, có nội quy đăng bài, có người duyệt. Nhóm gia đình thì không cần cả bộ này. Chị My chỉ siết nhóm sỉ và nhóm nội bộ ca làm. Trộn hai nhóm đó vào một chỗ là nhân viên bàn chuyện kho ngay trước mắt khách.
Một nhóm đông có nhắn tin, gọi, gửi file thông tin hàng nội bộ, ghim bài mẫu đang bán. Quản lý tốt là hạn chế tin rác, không bỏ lỡ đơn, và biết ai còn trong nhóm trước mỗi ca.
Quản lý trên điện thoại khi đang đứng quầy
Mở Zalo, vào Danh bạ, chọn Nhóm, chọn nhóm sỉ. Chạm dấu ba chấm, vào phần cài đặt nhóm. Tại đây trưởng nhóm chuyển quyền khi đi vắng, chỉnh ai được sửa tên nhóm, ghim tin, tạo bình chọn, gửi tin. Bật phê duyệt người mới nếu đang có đợt vào ồ ạt không rõ nguồn. Zalo lưu lại sau khi chỉnh, nhưng chị vẫn nhờ một người trong ca kiểm tra lại bằng nick khác, vì có lần tưởng đã bật mà khách vẫn vào tự do.
Việc này làm được khi tay còn rảnh. Không làm được nếu cùng lúc phải xem năm nhóm trên ba nick.
Quản lý trên máy tính khi cần nhìn lâu
Cuối ngày chị mở Zalo máy tính, vào Danh bạ, Nhóm, chọn đúng nhóm. Mở thông tin hội thoại rồi phần quản lý nhóm. Phân việc: ai được mời, ai được sửa tài liệu hướng dẫn bảo hành. Chỉ người được quyền mới làm các bước này. Máy tính dễ nhìn lịch sử hơn điện thoại, nên ca tối dùng để ghim bài mẫu ngày mai và gỡ bài đã hết hàng, không để khách đặt nhầm.
Lỗi khi chỉ quản bằng tay
Tin mẫu và đơn đang kẹp giữa chuyện trò. Thành viên mới không biết bài nào còn hiệu lực. Muốn mời thêm chủ tiệm thì phải kết bạn trước, chậm cả buổi. Quyền trên app hẹp, trưởng nhóm ôm hết. Ai rời nhóm không có tiếng chuông rõ, sáng ra mới biết thiếu người đặt. Khó chặn từ khóa chào hàng của shop khác. Nhiều nick, nhiều nhóm, dễ trả lời nhầm nhóm nội bộ vào nhóm khách.
Zalo trên từng máy còn khó xem đủ thành viên, nhất là khi nhóm để ẩn hoặc nick cửa hàng chưa được vào nhóm đó.
Zame quét được thành viên nhóm dù tài khoản chưa vào nhóm, kể cả nhóm ẩn, rồi để đội gắn nhãn trên bảng nhiều tài khoản trước khi phân ca trả lời.
Việc quét để đối chiếu ai còn trong cộng đồng sỉ, không để đọc lén từng cuộc nói chuyện riêng. Danh sách từ chối và nhãn “đã rời” giúp ca sau không mời lại người đã xin ra.
Ca làm việc với nhiều nhóm
Chị My có nhóm sỉ, nhóm khách lẻ theo khu, nhóm kho. Mỗi nhóm một nhãn trên bảng: bán sỉ, chăm khu, nội bộ. Nhân viên chỉ thấy nick mình được giao. Tin chờ nằm một hàng, không phải mở ba điện thoại dưới tủ. Kịch bản đã duyệt: chào thành viên mới, nhắc nội quy, xin ảnh hàng lỗi, hẹn giờ đăng mẫu. Chiến dịch hẹn trên máy chủ để bài mẫu lên lúc 8 giờ dù chị đang nhận hàng ngoài cửa.
Giữ nhịp. Không xả mười tin liên tiếp vào nhóm vừa yên. Biến thể câu chào thành viên mới để không một đoạn văn lặp suốt tháng, nhưng vẫn cùng một nội quy.
Nội quy ngắn dán trong phần ghim
Được hỏi hàng, gửi ảnh lỗi, chốt số lượng. Không đăng link chỗ khác. Không kéo chuyện riêng. Đơn sau 17 giờ chuyển sang sáng hôm sau, trừ khi ca trực báo còn người. Vi phạm lần một nhắc, lần hai hạn chế gửi tin nếu app cho phép. Viết ngắn, ghim, và nhắc lại khi có người mới, đừng để nội quy nằm trong một tin từ ba tháng trước.
Phân ca trả lời để nhóm không chờ đến trưa
Sáng: người mở cửa trả tin đặt hàng và ghim mẫu còn bán. Trưa: người kho trả ảnh hàng lỗi đã hẹn. Chiều: trưởng nhóm duyệt người mới và gạch người đã ra. Mỗi ca chỉ một người được gửi tin chào hàng vào nhóm, người kia chỉ trả lời khi được hỏi. Hai người cùng đăng mẫu là khách thấy tiệm lộn xộn.
Khi chuyển ca, không nhắn miệng “tôi trả hết rồi”. Nhìn hàng tin chờ trên bảng. Tin nào chưa có câu trả lời thì chưa hết ca. Việc này nhàm, nhưng chính nó giữ nhóm sỉ còn đặt hàng tháng sau.
Việc sáng mai của trưởng nhóm
Trước khi mở cửa, mở Zame và đối chiếu ai còn trong nhóm sỉ. Ai mới thì gửi đúng một tin nội quy. Ai đã rời thì gạch khỏi ca gọi. Rồi mới pha cà phê.