Sáng thứ Hai, shop thời trang ở Cần Thơ muốn báo khách khi đơn đổi trạng thái, thay vì nhắn tay từng người. Bạn được giao đăng ký Zalo Notification Service, gọi tắt là ZNS. Trên giấy việc có bảy bước, từ trang OA đến mẫu tin. Bạn sợ làm ngược, tạo mẫu trước khi trang được xác thực. Bài này xếp lại đúng thứ tự trong hướng dẫn gốc.

Có trang OA đã xác thực thì mới đi tiếp

Bạn vào trang chủ Zalo OA và chọn tạo Official Account nếu shop chưa có trang. Có trang rồi thì không tạo thêm cho đủ bước. Tiếp theo là nộp hồ sơ xác thực. Tên trang là tên khách nhìn thấy, và tên đó cần trùng thông tin doanh nghiệp trong hồ sơ. Lệch một chữ, hồ sơ dễ bị trả.

Chưa xác thực thì bạn dừng ở đây. Các bước sau, nhất là gắn trang với tài khoản đám mây, chỉ nhận trang đã xác thực. Làm trước cũng phải làm lại.

Tạo ứng dụng, lấy mã, rồi gắn với đúng trang

Shop tự gửi thì bạn tạo ứng dụng trên trang Zalo for Developers để có mã ứng dụng. Shop gửi qua đại lý đã được ủy quyền, hoặc đã có ứng dụng được cấp quyền, thì bỏ qua bước tạo mới. Đừng tạo thêm một ứng dụng cho có, rồi quên không gắn.

Để lấy mã truy cập, bạn mở Zalo for Developers, vào Công cụ, chọn API Explorer. Cách xác thực mặc định là bản bốn. Bạn chọn những quyền việc gửi tin đang cần, rồi bấm lấy Access Token. Ô bên cạnh hiện một dòng mã. Dòng này dùng cho việc gửi của chính trang, trong đường chính thức của Zalo. Bạn lưu vào nơi chỉ người phụ trách mở được. Không dán mã vào nhóm nhân viên, không gửi cho khách.

Xong mã, bạn kiểm tra ứng dụng đã gắn trang chưa. Trong mục sản phẩm, bạn chọn Official Account, xem phần liên kết, và trỏ đúng trang đang bán. Gắn nhầm trang tuyển dụng là mẫu tin sau này bay sai chỗ.

Mở tài khoản đám mây và nạp số dư trước khi tạo mẫu

Bạn tạo Zalo Cloud Account nếu chưa có. Gửi qua đại lý ủy quyền thì bước này có thể bỏ. Trong phần cài đặt, bạn mở quản lý tài sản, chọn liên kết OA, chỉ đúng trang, rồi xác nhận. Chỉ trang đã xác thực mới gắn được.

ZNS trừ vào số dư trả trước trên tài khoản đám mây. Bạn nạp trước khi gửi. Kế toán duyệt khoản nạp, bạn nhập đúng khoản đó. Chưa có số dư thì mẫu có duyệt cũng không gửi đi.

Tạo mẫu, xem trước, rồi chờ duyệt

Bạn mở công cụ tạo mẫu và chọn tạo mẫu ZNS. Chọn đúng trang và đúng ứng dụng rồi đi tiếp. Ứng dụng chưa được cấp mã truy cập thì màn này không dùng được. Bạn quay lại bước lấy mã, không tạo mẫu tạm trên ứng dụng khác.

Phần thông tin chung, bạn đặt tên mẫu từ mười đến sáu mươi ký tự cho dễ tìm. Bạn chọn loại mẫu và mục đích gửi. Nội dung nhiều tham số thì mẫu dạng bảng dễ đọc hơn một đoạn chữ dài. Bạn giữ chất lượng gửi ở mức tốt thì sau này được dùng thêm loại nội dung. Đừng mở nhiều mẫu một lúc rồi bỏ dở.

Bạn tải logo cho nền sáng và nền tối, canh về bên trái, theo cách hiển thị Zalo đang yêu cầu. Thiếu một bản, mẫu trên máy khách sẽ lệch. Phần nội dung, bạn thêm tối đa ba khối. Cột bên phải là bản khách sẽ thấy. Bạn chỉnh tham số cho khớp dữ liệu đơn, như tên khách và mã đơn. Nút bấm thêm thì Zalo Cloud duyệt nút đó trước khi dùng được.

Cuối cùng bạn đọc điều khoản, tick đã hiểu, và gửi duyệt. Màn hình báo đã gửi. Bạn chờ. Duyệt xong, tài khoản đám mây nhận tin. Bị từ chối thì tin đó kèm lý do. Bạn sửa đúng chỗ bị chê rồi gửi lại, không viết một mẫu mới cho đỡ đọc. Trong lúc chờ, bạn vẫn tạo được mẫu khác.

Trước khi gửi duyệt, bạn đọc lại trên cùng một màn hình tên mẫu, tên trang và tên ứng dụng. Ba tên lệch nhau nghĩa là bạn đang soạn trên ứng dụng không gắn trang bán. Bạn sửa liên kết trước. Đừng gửi duyệt rồi mới gỡ. Khi bị từ chối, bạn mở lý do trong tin báo về tài khoản đám mây, sửa đúng khối nội dung hoặc nút bị chê, rồi gửi lại mẫu đó. Bạn không xóa mẫu để tạo mới nếu chỉ sai một tham số. Tên mẫu dài từ mười đến sáu mươi ký tự là để cả team tìm lại lịch sử.

Một buổi làm nên đi một lượt từ trên xuống. Sáng kiểm tra trang đã xác thực và tên trang khớp hồ sơ. Trưa tạo hoặc chọn ứng dụng, lấy mã, gắn đúng trang. Chiều mở tài khoản đám mây, gắn trang, xem số dư. Tối mới tạo mẫu và gửi duyệt. Làm mẫu vào buổi sáng, khi trang chưa xác thực, là làm lại cả ngày.

Phần khách trả lời thì không nằm trong mẫu

Mẫu ZNS là thông báo từ trang, sau khi được duyệt. Khách trả lời vào máy nhân viên, hoặc số trong sổ shop chưa quan tâm trang, là một lối khác. Bạn không sửa mẫu thông báo thành câu chào bán, và không dùng mã truy cập để nhắn bừa ngoài mẫu đã duyệt.

Khách trả lời ngoài mẫu, bạn để nhân viên đi theo kịch bản trên Zame, có biến thể câu và nhịp gửi chậm để đỡ bị hiểu là làm phiền. Số chỉ nằm trong sổ shop, chưa quan tâm trang, bạn xếp thành một đợt riêng trên Zame chứ không nhét vào mẫu thông báo. Thông báo lo việc đơn. Đợt riêng lo việc hỏi lại người chưa theo trang.