Kế toán shop đồ gia dụng hỏi bạn Zalo Cloud Account là gì, vì trang OA báo phải có tài khoản này mới dùng được dịch vụ. Bạn được giao tạo tài khoản, gắn đúng trang, rồi nạp số dư. Tạo tài khoản xong chưa có nghĩa số dư đã vào. Bạn làm từng phần, tạo trước rồi nạp sau.

Đặt tên tài khoản ngay từ đầu, vì không sửa được

Bạn mở trang tạo tài khoản Zalo Cloud Account và đăng nhập bằng Zalo cá nhân của người được giao. Tên tài khoản không dấu, không ký tự đặc biệt. Bạn nên lấy tên gần với tên doanh nghiệp, để tháng sau còn nhận ra giữa vài tài khoản. Tên không đổi sau khi tạo thành công. Đặt thử cho vui thì phải sống với tên đó.

Tiếp theo bạn điền thông tin doanh nghiệp. Ô có dấu sao đỏ là bắt buộc. Bạn chép từ giấy phép đang dùng, không gõ theo trí nhớ. Lệch mã số hoặc lệch tên, hóa đơn sau này không khớp sổ kế toán.

Rồi bạn chọn trang OA để gắn. Shop có nhiều trang thì gắn đúng trang đang bán. Gắn xong muốn đổi thì mất thêm một vòng xác nhận, nên bạn soi tên trang trước khi bấm.

Ứng dụng thì gắn nếu cần, không thì đi tiếp

Trang hỏi nối với ứng dụng. Shop chưa có ứng dụng và cũng chưa cần gửi theo đường đó thì bạn bấm Tiếp tục, bỏ qua. Shop chưa có nhưng sắp cần, bạn chọn tạo ứng dụng. Hệ thống tạo một ứng dụng mang tên tài khoản vừa đặt. Shop đã có ứng dụng thì chọn kết nối, rồi tiếp tục. Đừng tạo mới đè lên ứng dụng đang chạy.

Cuối phần đăng ký, bạn đọc quyền riêng tư và điều khoản. Tick ô đã đọc và đồng ý, rồi bấm hoàn thành. Chưa tick thì tài khoản chưa xong, dù các ô trên đã đầy.

Nạp trực tuyến thì tiền vào ngay, nhưng bạn vẫn giữ biên lai

Trong tài khoản, bạn chọn Nạp tiền. Trang thanh toán có hai lối. Lối một là nạp trực tuyến, tiền vào ngay. Bạn dùng thẻ quốc tế Visa, Master hoặc JCB, thẻ ATM nội địa đã bật thanh toán trên mạng, hoặc ví ZaloPay. Bạn chọn cổng, chọn loại thẻ, nhập số tiền hai bên đã thống nhất, rồi chọn có cần hóa đơn hay không.

Cần hóa đơn, bạn điền tên công ty, mã số thuế, họ tên, số điện thoại và email nhận hóa đơn điện tử. Bạn lưu thông tin đó rồi mới thanh toán. Nhập số thẻ, ngày hết hạn, tên in trên thẻ và mã bảo mật, rồi xác nhận. Với ATM nội địa hoặc ZaloPay, bạn đi theo ngân hàng hoặc ví đã chọn. Xong, bạn giữ biên lai. Kế toán cần đối chiếu thì thiếu biên lai là mất thời gian. Tiền đã vào tài khoản thì không hoàn.

Khoản nạp do kế toán duyệt trước. Bạn nhập đúng khoản đó, không tự thêm cho tròn, và không đưa khoản này vào tin gửi khách.

Chuyển khoản thì soi đúng số định danh

Lối hai là chuyển khoản nhanh. Sau khi chuyển đúng, tiền vào tài khoản trong khoảng ba mươi phút. Bạn chọn chuyển khoản nhanh trên màn hình. Cần hóa đơn thì tick xuất hóa đơn, điền đủ, lưu, rồi tiếp tục.

Mỗi tài khoản có một số định danh riêng. Bạn chép đúng số thụ hưởng và đúng tên thụ hưởng ngay trên màn hình của tài khoản mình. Đừng dùng số một đồng nghiệp gửi trong nhóm từ lần nạp trước. Chuyển nhầm sang định danh của tài khoản khác thì không được hoàn.

Muốn nhận hóa đơn cho lần nạp này, nội dung chuyển khoản phải đúng cụm được đưa sẵn, là HDDN. Sai nội dung, hệ thống hiểu lần này không lấy hóa đơn. Bạn kiểm tra lại số tiền, số tài khoản và nội dung trước khi xác nhận trên ứng dụng ngân hàng.

Kênh chuyển khoản thường được báo là sẽ đóng. Kế toán cần thông tin chuyển qua ngân hàng theo mẫu nội bộ thì bạn liên hệ người quản lý tài khoản của Zalo Cloud, không tự bịa một số tài khoản khác.

Khi ngân hàng đã trừ mà số dư chưa cộng

Giao dịch xong, bạn mở lại số dư. Chưa cộng, mà ngân hàng đã trừ, bạn gửi thư tới support@zalo.cloud. Trong thư có mã OA, mã tài khoản đám mây, và ảnh sao kê hoặc báo chuyển khoản. Ảnh đó phải thấy nội dung chuyển hoặc mã giao dịch. Thiếu một trong ba, bên hỗ trợ khó đối soát.

Tiền đã nạp không hoàn theo thỏa thuận trên trang. Vì vậy bạn nạp đúng khoản đã duyệt, không nạp thử một số lẻ cho biết.

Số dư này lo việc của trang OA, như gói dịch vụ của trang, tin tới người quan tâm, và thông báo ZNS. Số dư không biến thành hộp thư của từng nhân viên. Phần nhiều tài khoản bán, bạn xếp trên bảng Zame, gắn nhãn theo ca, và hẹn chiến dịch gửi trên mây cho số khách nhân viên đang giữ. Cuối ngày, bạn đối chiếu giao dịch nạp với kế toán, rồi mở lại đúng đợt đã hẹn trên Zame để ca tối không soạn từ đầu. Đợt đó không trừ vào số dư ZCA, và không thay việc nạp.