Shop thời trang nữ ở Huế sắp về mẫu áo mới. Chủ shop muốn báo cho khách đã mua mùa trước, cho nhóm nhân viên, và cho vài người trong nhóm khách thân. Ngồi nhắn từng người thì tối mới xong, mà câu chữ mỗi người một kiểu. Gửi một lần cho nhiều người giúp thống nhất nội dung. Làm trên ứng dụng thì được việc thông báo, nhưng còn thiếu vài thứ shop cần. Bài này nói cả hai phía.
Khi nào nên gửi một tin cho nhiều người?
Có việc thật sự cần cùng một nội dung. Trong shop, đó là thông báo nội bộ: giờ kiểm kê, ca trực, mẫu vừa về kho. Với khách, đó là chăm sóc: hàng mới, đợt khuyến mại đang chạy, sinh nhật, lời cảm ơn sau đơn. Ngoài bán hàng, nhiều người cũng dùng cách này cho việc đời sống, như nhắn họp lớp. Cùng một ý, nhiều người nhận, đỡ mỗi người một phiên bản.
Lợi ích rõ nhất là khỏi nói lệch. Bạn soạn một lần, đọc lại một lần, rồi mới gửi. Nhân viên không tự ý thêm câu. Khách không nhận hai tin khác nhau về cùng một mẫu áo. Với đội nhỏ, việc này đỡ tranh cãi “ai nói một kiểu”.
Nhưng không phải mọi tin đều nên đi hàng loạt. Khách đang than áo lệch size cần một tin riêng, có cách xử lý. Khách vừa bảo đừng gửi tin chào thì không nằm trong đợt hàng mới. Trộn hai loại này vào một nút gửi là lỗi hay gặp.
Trên ứng dụng, bạn làm được gì và vướng gì?
Trên điện thoại hoặc máy tính, cách phổ biến là gửi một tin cho một người, rồi chuyển tiếp hoặc chia sẻ tin đó cho nhiều người khác. Bạn cũng có thể chọn vài tin rồi chia sẻ một lượt. Làm được. Khách nhận nội dung giống nhau. Bạn không phải gõ lại từ đầu.
Hạn chế nằm ở thao tác và ở mức cá nhân. Bạn chọn tên bằng tay. Danh sách dài thì dễ sót, dễ trùng. Tin chuyển tiếp thường không có tên người nhận trong câu. Ai cũng thấy một khối chữ giống hệt. Bạn không hẹn được giờ trên ứng dụng theo từng đợt của shop. Bạn không lọc người đã nhận tin này tuần trước. Gửi lúc bạn rảnh, không phải lúc khách hay đọc.
Zalo cho phép gửi tới nhiều người, nhưng vẫn có giới hạn phía Zalo về nhịp và về cách dùng. Gửi quá nhanh, hoặc nội dung bị nhiều người báo là làm phiền, tài khoản có thể bị hạn chế. Không cần một con số phần trăm để biết điều đó. Chỉ cần thấy: cùng một câu, gửi dồn, không để khoảng nghỉ, là đang đi vào vùng rủi ro.
Câu hỏi hay gặp là có nhắn được cho cả danh bạ một lúc không. Làm tay thì không gọn, và cũng không nên. Một danh bạ trộn khách, bạn bè, người lạ. Họ không cần cùng một tin. Chọn danh sách riêng vẫn là việc của bạn.
Shop cần thêm những bước nào?
Bắt đầu từ danh sách, không bắt đầu từ nút chia sẻ. Danh sách có thể là số điện thoại đã mua, bạn bè đã gắn nhãn, hoặc thành viên một nhóm khách. Mỗi danh sách một tin. Trong tin, chèn tên người nhận nếu bạn có tên. “Chị Hà ơi, mẫu áo chị xem mùa trước vừa có màu be” đọc khác hẳn một tin không tên.
Hẹn một khung giờ bạn còn người trực. Sáng đầu giờ hoặc đầu giờ chiều thường ổn với khách đi làm. Lọc trùng để một người không nhận hai lần chỉ vì nằm ở cả file số và danh sách bạn bè. Giữa các tin có nhịp nghỉ. Nhiều số của shop thì nhìn trên một màn hình, để số này không gửi lại đúng người số kia vừa gửi.
Với nhóm, chỉ lấy thành viên phù hợp việc thông báo đó. Đừng vì nhóm đông mà nhắn riêng cho tất cả. Người vào nhóm để xem ảnh phối đồ không mặc nhiên muốn tin riêng mỗi tuần.
Zalo trên ứng dụng dừng ở mức chia sẻ tay. Muốn có tên người nhận, giờ hẹn, danh sách đã lọc và nhiều số cùng lúc, shop cần một quy trình rõ rồi mới nhờ công cụ chạy phần lặp.
Zame lấy danh sách số điện thoại, bạn bè hoặc thành viên nhóm, chèn tên vào câu, hẹn khung giờ và lọc người trùng trước khi gửi. Nhiều tài khoản nằm một màn hình
, tin đi có nhịp, và ai không muốn nhận thì đứng ngoài đợt.
Thông báo nội bộ và tin khách không dùng chung một đợt
Tin nhân viên cần rõ việc: mấy giờ có mặt, mẫu nào cần treo, ai phụ trách size. Tin khách cần giọng mời, ngắn, có đường để họ hỏi lại. Dùng chung một câu cho cả hai phía làm nội bộ bị mềm, còn khách thì thấy như đang đọc lệnh kho.
Tách hai danh sách. Gửi nội bộ trước, khi đội đã hiểu bài. Rồi mới gửi khách. Nếu mẫu áo lỗi size, bạn kịp dừng tin khách. Làm ngược, bạn vừa xin lỗi vừa thu tin, rất mệt.
Sinh nhật và lời cảm ơn cũng là tin riêng từng người, dù bạn gửi theo đợt. Câu cảm ơn nên nhắc đúng món họ mua, không nhắc một chương trình chung. Khách thấy được nhớ. Họ dễ trả lời hơn một tin “bộ sưu tập mới đã có mặt”.
Làm một đợt hàng mới cho gọn
Chọn khách đã mua mùa trước, không chọn cả danh bạ. Soạn một câu có chỗ để tên và tên mẫu áo. Đọc lại. Hẹn giờ lúc có người trực. Gửi đợt nhỏ trước, xem họ hỏi gì. Câu nào bị hỏi lại nhiều thì sửa rồi mới gửi tiếp phần còn lại của danh sách.
Shop muốn báo một việc cho nhiều người mà vẫn ghi đúng tên từng khách thì bắt đầu từ Zame. Chọn một danh sách, hẹn một khung giờ, rồi ngồi trực tin trả lời. Đừng chuyển tiếp một khối chữ chung rồi hy vọng ai cũng thấy đó là tin dành cho mình.