Chủ shop thực phẩm khô ở Đà Nẵng có ba tài khoản Zalo. Mỗi tài
khoản là một nhóm khách: sỉ miền Trung, sỉ miền Tây, và khách lẻ quanh chợ. Chiều nào cũng vậy, bạn ngồi gửi tin báo lô mới. Gửi một hồi thì có khách đang hỏi hạn sử dụng, bạn phải dừng để trả lời. Hết ngày, danh sách vẫn còn dài. Bài này nói vì sao gửi tay tốn cả buổi, và cách soạn một lần rồi chia đợt cho kịp người đang hỏi.
Gửi tay lặp lại rất nhiều lượt
Theo cách Zalo đang vận hành với tài khoản doanh nghiệp, danh sách bạn bè có thể lên tới khoảng 5.000 người. Đó là giới hạn phía Zalo, không phải sức một người ngồi gửi. Trên ứng dụng, khi bạn chọn người nhận theo kiểu thủ công, mỗi lượt thường chỉ khẩy được khoảng 100 người. Danh sách lớn hơn thì bạn làm đi làm lại rất nhiều lần. Có ba tài khoản thì số lượt nhân lên. Một buổi chiều có thể trôi hết vào việc bấm chọn tên.
Trong lúc đó, khách đang hỏi hàng thật vẫn nhắn tới. Bạn không kịp trả vì tay đang chọn người nhận. Tin hỏi hạn sử dụng, tin hỏi thùng còn không, bị chìm dưới việc gửi thông báo. Thông báo đi chậm. Câu trả lời cũng chậm. Cả hai đều làm khách nản.
Đừng nghĩ tới chuyện “gửi một mạch cho hết danh sách bạn bè”. Vừa không cần, vừa dễ thành tin làm phiền. Khách sỉ miền Trung không cần cùng một câu với khách lẻ mua số lượng ít. Bạn cần đúng danh sách, đúng đợt, có kiểm soát.
Soạn một lần, chọn đúng người, hẹn đúng giờ
Buổi sáng, soạn một tin ngắn cho từng nhóm. Ví dụ nhóm sỉ: “Bên em có lô mì mới, hạn dài, anh chị lấy bao nhiêu thùng em giữ.” Nhóm lẻ: “Gạo lứt loại bạn hay lấy vừa về, còn trong ngày.” Soạn xong, đọc lại một lần. Sửa chữ khó hiểu. Rồi mới gắn với danh sách.
Chia danh sách thành đợt nhỏ. Mỗi đợt một phần của nhóm, không phải cả nhóm trong một phút. Giữa các tin có khoảng nghỉ. Như vậy bạn còn tay để trả lời người đang hỏi. Gửi xong một đợt, nhìn ai phản hồi, rồi mới mở đợt sau. Khách nào đã nhắn “đừng báo nữa” thì bỏ ra trước, đừng để họ nằm lại trong danh sách cũ.
Nhiều tài khoản thì làm cùng một chỗ, khỏi mở ba máy. Bạn thấy tài khoản nào đang gửi, tài khoản nào đang có tin chưa trả. Hẹn giờ cho đợt gửi vào lúc khách sỉ còn đọc tin, thường là đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều. Đừng hẹn lúc bạn đã về, nếu không có ai trực câu hỏi sau đó. Hẹn giờ để khỏi ngồi bấm. Người trực vẫn cần có mặt khi khách trả lời.
Zalo không hẹn hộ bạn từng đợt trên ứng dụng theo kiểu một lịch cho cả shop. Bạn làm tay thì vừa chọn tên vừa canh giờ, rất dễ trễ. Đây là chỗ công cụ giữ lịch giúp, còn nội dung và danh sách vẫn do bạn duyệt.
Vừa gửi vừa còn sức trả lời
Mục tiêu của buổi không phải là hết danh bạ. Mục tiêu là khách đúng nhóm nhận được tin, và khách đang hỏi được trả trong ca. Nếu một đợt làm bạn không còn kịp trả lời, đợt đó đang dài quá. Rút lại. Chia đôi. Giữ nhịp.
Ba tài khoản không có nghĩa là ba người làm ba việc riêng. Có thể một người soạn, một người trực tin, lịch gửi chạy theo giờ đã hẹn. Người soạn không cần ngồi đến tối chỉ để bấm chuyển tiếp. Người trực không bị kéo vào việc chọn tên.
Zame cho shop soạn một lần, chọn đúng danh sách, hẹn giờ chiến dịch và gửi trên mây theo đợt có nhịp. Nhiều tài khoản nằm một chỗ nên bạn thấy số nào đang tồn tin hỏi. Danh sách không nhận tin bị loại trước khi đợt chạy.
Danh sách nào chưa nên đưa vào đợt
Đừng lấy cả danh bạ chỉ vì tiện. Người mới kết bạn hôm qua chưa cần tin sỉ. Người đã bảo ngừng nhận tin báo hàng thì không nằm trong đợt lô mới. Người đang có hội thoại dở về một đơn thiếu hàng thì để nhân viên trả đơn đó, đừng chèn thêm tin chào.
Mỗi đợt nên có một câu bạn tự đọc to. Nếu câu đó không đúng với một người trong danh sách, người đó chưa thuộc đợt. Lọc lại mất thêm vài phút. Đỡ một lần khách nhắn “nhầm shop rồi”. Với thực phẩm, nhầm tin còn dễ làm khách lo về hạn dùng. Viết rõ lô nào, hạn nào, trong câu ngắn. Đừng viết một đoạn dài quảng cáo.
Sau đợt, ghi lại câu nào được hỏi nhiều. Câu đó còn thiếu ý. Sửa trước đợt mai. Làm vài ngày, tin của bạn ngắn hơn và ít người hỏi lại hơn. Thời gian tiết kiệm nằm ở chỗ đó, không nằm ở việc bấm nhanh hơn.
Khi hẹn giờ, ghi luôn ai là người trực của khung đó. Nếu người đó bận giao hàng, dời khung, đừng để tin đi một mình. Khách sỉ hay hỏi lại ngay sau tin báo lô. Im mười phút là họ gọi số khác. Một đợt nhỏ, có người trả lời, vẫn nhanh hơn một đợt dài mà tối mới đọc tin.
Buổi chiều nay làm khác một chút
Chọn một nhóm, không chọn cả ba. Soạn một câu. Chia thành vài đợt nhỏ. Hẹn khung giờ bạn còn ngồi shop. Trong lúc đợt chạy, ưu tiên trả lời tin hỏi hàng. Tối xem còn bao nhiêu người trong nhóm chưa nằm ở đợt nào, để mai gửi tiếp. Làm vậy bạn hết cảnh mất cả ngày cho một thông báo.
Soạn một lần rồi hẹn giờ theo đợt là việc Zame giữ giúp cho buổi chiều đỡ copy tin. Bạn xem phần chiến dịch trên trang chủ, áp vào danh sách đã lọc, và để người trực ngồi trả lời. Đừng tăng tốc gửi khi ca vẫn còn tin hỏi chưa đọc.