ZaMe là ứng dụng máy tính giúp bạn quản lý nhiều tài khoản Zalo tại một nơi. Khách nhắn lúc bạn đang bận hay khi shop đã nghỉ? Bài viết này hướng dẫn cách cài Tự trả lời để tài khoản Zalo tự phản hồi đúng lúc, đúng người.
Khi nào nên dùng Tự trả lời?
Bạn muốn báo khách là đã nhận tin khi bạn đang bận.
Bạn cần trả lời ngoài giờ làm việc, buổi tối hoặc cuối tuần.
Bạn muốn chào người lạ (người chưa kết bạn) nhắn tới lần đầu.
Bạn muốn chỉ trả lời tin cá nhân, chỉ nhóm, hoặc một danh sách người cụ thể.
Bước 1: Mở Tự trả lời
Ở thanh bên trái, trong nhóm Tự động hóa, chọn Tự trả lời. Mọi cấu hình bạn tạo đều nằm ở đây.
Lọc theo tài khoản: chỉ xem cấu hình của một tài khoản Zalo.
Khối bên dưới cho biết cấu hình đang chạy Trực tiếp trên máy này hay chạy trên Cloud.
Các tab Tất cả · Đang bật · Đang tắt chia cấu hình theo trạng thái.
Theo ngày tạo nhóm cấu hình theo ngày. Bấm Hôm nay, chọn khoảng gần đây hoặc tự đặt mốc từ và đến để lọc; bấm Tất cả để xem lại toàn bộ. Nút Mở tất cả / Thu gọn tất cả bung hoặc gấp mọi nhóm cùng lúc.
Mỗi thẻ cho bạn xem nhanh lịch, phạm vi, loại tin kích hoạt và thời điểm trả lời sau. Bên phải thẻ có công tắc bật/tắt, nút con mắt để xem chi tiết và nút ba chấm cho các thao tác khác.
Bước 2: Thêm cấu hình mới
Bấm Thêm cấu hình ở góc trên. Màn hình tạo cấu hình mới sẽ mở ra ngay.
Màn hình Thêm cấu hình tự trả lời đi theo ba bước: Tên cấu hình, Nội dung, Lịch & phạm vi. Thanh bước phía trên cho biết bạn đang ở đâu.
Nhập Tên cấu hình (bắt buộc), đặt tên dễ nhớ, ví dụ: Trả lời ngoài giờ làm việc.
Nhập Mô tả nếu cần, ghi chú ngắn để sau này nhìn là biết cấu hình dùng vào việc gì.
Bật cấu hình được bật sẵn. Khi tắt, cấu hình vẫn được giữ lại nhưng tạm ngừng trả lời.
Chạy trên cloud: khi tắt, cấu hình chạy ngay trên máy này và đóng ứng dụng là ngừng trả lời. Bật lên để tiếp tục trả lời kể cả khi bạn đã đóng ứng dụng.
Bước 3: Chỉnh Cách trả lời
Khối Cách trả lời giúp phản hồi tự nhiên, không dồn dập, gồm ba phần:
Thứ tự ưu tiên: dùng khi nhiều cấu hình cùng khớp một tin nhắn; cấu hình ưu tiên cao hơn được trả lời trước. Bấm − / + hoặc chọn nhanh Cao, Vừa, Thấp.
Nghỉ giữa 2 lần: khoảng chờ trước khi trả lời cùng một người lần nữa. Bấm cộng trừ hoặc chọn nhanh một mốc có sẵn.
Tối đa mỗi ngày: một người nhận được bao nhiêu lần trả lời tự động trong ngày. Công tắc Giới hạn bên dưới quyết định có áp dụng mức này hay không.
Bước 4: Chọn Tin nhắn kích hoạt và Trả lời sau
Tin nhắn kích hoạt là loại tin khiến cấu hình tự trả lời. Chọn một hay nhiều loại: Tin chữ, Ảnh, Sticker, Video, Ghi âm, Tệp, Link, GIF. Khách gửi đúng loại bạn chọn thì ZaMe sẽ trả lời.
Lưu ý: cấu hình phản hồi theo loại tin, không lọc theo từ khóa.
Trả lời sau là thời điểm gửi phản hồi tính từ lúc khách nhắn. Chọn Ngay để trả lời tức thì, hoặc chọn một mốc chờ (ví dụ 3 giây, 5 giây… đến 1 phút) để câu trả lời đến tự nhiên hơn, như thể bạn vừa đọc tin.
Bước 5: Chọn Tài khoản Zalo và Phạm vi áp dụng
Ở cột bên phải, ô Tài khoản Zalo là nơi chọn tài khoản sẽ trả lời. Bấm vào ô để đổi; dòng bên dưới cho biết tin được gửi bằng tài khoản nào.
Phạm vi áp dụng quyết định cấu hình trả lời những cuộc trò chuyện nào:
Phổ biến: Mọi cuộc trò chuyện, Chỉ tin cá nhân, Chỉ nhóm.
Theo loại người: Chỉ người lạ (người chưa kết bạn), Chỉ bạn bè.
Danh sách tùy chọn:
Tin cá nhân, trừ người chọn: ô loại trừ hiện ra để bạn tìm và đánh dấu người không muốn tự trả lời, lọc theo Tất cả, Bạn bè, Trò chuyện hoặc Nhóm.
Chỉ danh sách chọn: chỉ trả lời những người hoặc nhóm bạn đã chọn.
Trừ danh sách chọn: trả lời tất cả, trừ những người hoặc nhóm bạn đã chọn.
Bước 6: Đặt Lịch kích hoạt
Lịch kích hoạt quy định khi nào cấu hình hoạt động. Chọn nhanh một mẫu: Luôn luôn, Trong giờ hành chính, Ngoài giờ làm việc, Cuối tuần, Buổi tối. Khi chọn mẫu, phần Ngày trong tuần và Khung giờ tự điền theo.
Bạn vẫn có thể tự đánh dấu từng ngày, bấm Cả tuần, hoặc chỉnh giờ bắt đầu và kết thúc ở ô từ và đến. Bấm Thêm khung để có thêm khung giờ, hoặc xóa khung khi không cần.
Bước 7: Soạn Nội dung trả lời
Các chip Biến phía trên giúp cá nhân hóa. Ví dụ bấm @Tên gọi thì tên của khách tự điền vào đúng chỗ đó. Ngoài ra còn có @Tên KH, @Xưng hô, @Danh xưng, @Tên mình, @SĐT và Biến khác.
Dòng Mình xưng cho bạn chọn cách tự xưng với khách; với khách lớn tuổi, bộ chọn bên cạnh cho bạn chọn xưng cháu hay con.
Viết nội dung ngắn gọn, thân thiện và hẹn khách thời điểm bạn sẽ phản hồi.
Bật công tắc Nhiều biến thể nội dung để mỗi cuộc trò chuyện nhận một câu trả lời khác nhau. Bấm Tải mẫu CSV để lấy file mẫu, điền các câu trả lời rồi bấm Nhập file.
Bước 8: Xem trước và Tạo cấu hình
Ở thanh dưới cùng:
Xem trước: xem các khung giờ mẫu mà cấu hình sẽ hoạt động.
Tạo cấu hình: lưu và đưa cấu hình vào danh sách.
Huỷ: thoát mà không lưu.
Quản lý cấu hình
Bấm nút ba chấm (Thao tác) trên thẻ để mở menu:
Sửa: chỉnh lại cấu hình. Phần mềm sẽ hỏi lại để bạn xác nhận. Form sửa giống form tạo; chỉnh xong bấm Lưu cấu hình, hoặc Huỷ để quay lại mà không thay đổi gì.
Bật: bật lại cấu hình đang tắt. Bạn cũng có thể bật hoặc tắt nhanh bằng công tắc trên thẻ.
Nhân bản: tạo bản sao nhanh rồi sửa lại.
Xóa: bỏ hẳn cấu hình.
Mẹo và lưu ý
Bật Chạy trên cloud nếu muốn trả lời cả khi đã đóng ZaMe.
Đặt Trả lời sau vài giây thay vì Ngay để cuộc trò chuyện tự nhiên hơn.
Dùng Nghỉ giữa 2 lần và Tối đa mỗi ngày để không trả lời dồn dập một người.
Nhiều cấu hình cùng lúc? Dùng Thứ tự ưu tiên để quyết định cấu hình nào trả lời trước.
Nhớ rằng Tự trả lời không lọc theo từ khóa, chỉ theo loại tin.
Tự trả lời trên ZaMe ở đâu?
Ở thanh bên trái, vào Tự động hóa → Tự trả lời.
Có thể chỉ trả lời ngoài giờ làm việc không?
Có. Ở Lịch kích hoạt, chọn mẫu Ngoài giờ làm việc, hoặc tự chỉnh ngày và khung giờ.
Đóng ứng dụng thì có còn tự trả lời không?
Nếu tắt Chạy trên cloud, đóng ứng dụng là ngừng trả lời. Bật Chạy trên cloud để cấu hình tiếp tục trả lời khi bạn đã đóng ứng dụng.
Có trả lời theo từ khóa khách nhắn không?
Không. Cấu hình phản hồi theo loại tin (chữ, ảnh, sticker…), không lọc theo từ khóa.
Làm sao để không trả lời một số người?
Ở Phạm vi áp dụng, chọn Tin cá nhân, trừ người chọn hoặc Trừ danh sách chọn, rồi đánh dấu những người cần loại trừ.